电子图文档常遇到的问题及解决方案！

程设计单位或企业的设计部门逐渐积累起了数量庞大的以电子形式存在的图纸和文档，首先，如何有效的组织、管理这些图档，构造一个企业信息共享的环境？这里的图档管理不仅指静态的、档案意义上的对纸质图档扫描处理、归档、借阅等，更重要的是指面向设计过程的、动态的图档管理，主要有共享环境下的图档组织结构定义和管理、图档的安全性、一致性和版本管理、图档内容的快速浏览、快速索引和查询等方面的问题。其次，企业的CAD软件的应用绝大部分还停留在计算机辅助绘图水平上，计算机和CAD软件只是替代了图板成为设计部门或企业的主要绘图工具，当设计人员基本都熟练掌握CAD软件的使用后，　CAD软件对设计工作效率提高会逐渐趋于一个极限，如何进一步提高企业CAD软件的使用效率呢？提高电子图纸的重用性是提高CAD软件使用效率的一个重要途径，但由于电子图纸、文档目前都分散存储在各个设计人员的计算机中，企业缺乏对电子图纸管理的有效手段，导致这些宝贵的资源不断地流失，企业内部的通用图库、通用件库难以建立，电子数据和图纸无法重用，CAD软件的效率得不到充分的发挥。

通过对大量企业的调查我们发现，用户目前对图档的管理方法主要是基于文件系统，文件系统中用户对目录结构的创建、操作过于随意；文件名无法精确表达图纸、文档的实际含义；用户只有了解网络的结构和文档的物理路径才能找到需要的文档，而这一点即使在较小的网络环境中对用户来说也是比较困难的；对于特定的应用需求来说，文件系统对文件权限的控制也过于简单；而基于工程信息或零件信息的图档查询和检索，在文件系统中根本无法实现；因此，文件系统无法解决电子图档管理中的问题。目前，市场上成熟的图档管理系统，主要应用在档案管理领域，解决纸质图档的扫描输入、处理、归档、借阅等静态图档管理的问题，而工程设计行业、制造业在图档管理方面面临的最大问题是面向设计过程的、动态的图档管理，下面总结一下动态图档管理所要解决的7大问题。

一、基于描述信息的图档组织结构管理。

这里有2个小问题，第一，基于描述信息是指对于图档的描述应该基于如图档名称（##横段面图或##零件图）、图档创建人、图号等静态描述信息和创建时间、版本号、版本创建时间等动态描述信息，用户对图档的查找应根据这些工程信息而不仅仅是一个文件名。第二，图档的组织结构管理的含义是指应根据项目的结构如项目、子项目、输入、输出目录或产品结构来组织各类文件和图纸。基于描述信息的图档组织结构管理能使用户摆脱复杂网络的结构和文档物理路径等计算机概念和具体命令操作，用户只需知道图档的工程信息，如需要##工程的地基图，就可以查找到相应的图档并对其作复制、修改、查阅等操作。  

二、共享数据的安全性管理。

在网络共享信息的环境下，用户对图档的权利除了读、改、删这三种基本权限外，用户对文档的权限应该有更精确的划分和描述，如可见不可见、可否浏览图档内容、可否复制等。  

三、图档数据一致性管理。

在共享环境下，有时会发生被授予修改权限的两个或几个用户同时修改同一张图纸的情况，被修改图档的内容的一致性遭到破坏，应采用锁定机制来确保图档内容的一致性。  

四、图档版本管理。

图档在设计中会经历校审和修改过程，版本管理主要解决如何进行版本生成、保留历史版本及修改记录、跟踪版本的演化历史、确定当前有效版本等。  

五、图档内容的快速浏览。

用启动应用程序来打开文件，浏览文件的内容的方法效率较低，如何采用更简便、更快捷的技术来显示文件的内容，并用同一个浏览器来支持不同格式的文件浏览。  

六、图档的快速查询和检索。

图档的快速查询和检索是指面向正在设计的项目或已归档的图档进行查询和检索，这种检索和查找是基于图档的工程描述信息的，当用户要找的是某个工程的结构图，或知道他要查找某个零件的装配图时，他就可以定位所需要的文档并对其作浏览、复制、修改等操作，而这个图档在文件系统中以什么文件名存储，放在哪个服务器的什么路径之下，对用户来说是不需要知道的。  

七、归档及图库管理。

如何将完成的项目，把所有图纸和文档的有效版本连同其组织结构，从图档管理系统中移出，转入其他的存储设备，如磁光盘或刻入盘，这些存储介质可以通过CD_ROM服务器或光盘库等设备被设计人员查询。归档的目的是提高CAD图纸的重用性。当企业的图纸积累到一定的数量以后，用户可以利用图档管理工具建立企业的通用图、通用件库。