为什么要保护企业文档安全？方法有那些？

保护企业数据安全的背景，

一是对核心知识产权保护

在当今数字化时代，企业文档包含了大量极具价值的信息。这些信息可能是企业的核心商业机密，如产品研发资料、专利技术、客户名单及详细的客户需求、财务数据等

二是法规遵从要求

许多国家和地区都出台了严格的数据保护法规。企业需要遵守这些法规，以避免法律风险和声誉损失。

三是数字化办公泄密途径多

在协作过程中，文档可能会通过各种即时通讯工具、云存储平台进行共享，增加了文档泄露的风险。

今天简单聊聊对文档数据保护的几种方式

一、技术手段

通过访问控制和权限管理，让数据的使用在合规下进行，管控文档访问修改的权限，且过程可追溯。

对文档数据做透明加密，不经过企业授权，私自流出去的文档都无法打开，且对流出的文档数据可追溯在远程办公过程中，通过零信任网络来处理办公业务，禁止在公共网络处理涉密工作。

定期对核心文档数据自动备份，防止数据丢失。

部署防病毒软件，保护核心文档数据不被破坏。

对入侵检测做预防，阻止对未经授权的访问尝试；从而保护企业文档所在的网络环境安全。

二、管理制度

文档分类和分级：

对企业文档进行详细分类和分级，例如可以分为机密、秘密、内部使用等不同级别。根据不同级别制定相应的安全策略，如机密文档需要更严格的访问控制和审批流程。同时，明确规定不同类型文档（如合同文件、技术研发文档、客户资料等）的管理和保护措施。

员工培训和教育：

定期开展安全培训，提高员工的文档安全意识。培训内容可以包括密码安全（如不使用简单密码、定期更换密码）、识别网络钓鱼攻击（如不随意点击可疑邮件中的链接）、正确的文档存储和共享方式等。可以通过内部培训课程、在线学习平台等多种方式进行培训。

员工离职管理

在员工离职时，及时收回其对企业文档的访问权限。包括删除其在文档管理系统中的账号，或者修改相关的权限设置，确保离职员工无法再访问企业文档。同时，要求离职员工归还所有包含企业文档的设备（如笔记本电脑、移动硬盘等）。

离职审计：

对离职员工在离职前一段时间的文档访问和操作行为进行审计。查看是否存在异常的文档下载、复制或删除行为，以防止离职员工泄露企业文档。

三、物理安全保障

机房和存储设备安全：

对于存放企业服务器和存储设备的机房，加强物理安全防护。如安装门禁系统，只有授权人员可以进入；安装监控摄像头，对机房内的活动进行实时监控；控制机房的温度、湿度等环境条件，确保设备正常运行，防止因设备损坏导致文档数据丢失。

办公区域安全：

在办公区域，注意保护纸质文档的安全。使用带锁的文件柜存放重要的纸质文档，限制无关人员进入敏感办公区域，如财务室、研发档案室等。