企业文档知识管理【ECM】

基于网络的企业文档管理及知识管理的软件,是一款安全,高效的文档管理软件;提供强大的企业文件管理功能,协助企业更高效地管理企业知识的整个生命周期:从创建、修改、版本控制、审批程序、存储、查询和反复使用。为企业提供文件集中存储、文件共享、协同办公、移动办公服务,为企业提供便捷的文件共享和协作,实现企业各种办公需求!

需求分析

近几十年我们投入巨资大力发展IT应用,已经初步建成了各自统一的营业服务系统和企业内部信息传递管理系统,经过多年的运行积累,存储了海量的信息资源。由于历史原因,这些海量的信息资源管理分散、共享困难,形成彼此隔离的信息孤岛。如何科学管理和合理开发这些信息资源,尤其是大量的非结构化信息,是国内企业面临的巨大挑战。

与此同时,这些业务系统的业务发起和办理过程中均需采集大量的非结构化数据,如用户的身份信息、财产信息、档案合同信息等,并在流程审批和业务处理环节中使用,而这些数据需要通过一套集中的非结构化数据管理平台,实现其采集、管理及在各个业务系统中共享。

产品价值

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文档集中管理
上邦-加密软件|文档管理在线管理所有类型文档,快速汇总分发,上传文件大小不设限,还能在线预览办公文档及图纸、图片;
上邦-加密软件|文档管理无需手动操作,支持将客户端文档自动备份到企业云盘,保留文档的历史版本,随时恢复误改、误删文件;
上邦-加密软件|文档管理多种检索模式,支持关键词搜索、文档分类检索、元数据检索等,支持用户在海量数据中快速查找;
上邦-加密软件|文档管理支持存储空间按需分配、弹性扩容,多重容灾备份、硬盘加密存储、避免数据存储风险。

 

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文档权限管理
上邦-加密软件|文档管理维护文档的多级权限体系,可设置文档的只读、下载、拷贝、编辑、打印等权限,支持对非权限内的文档进行借阅;
上邦-加密软件|文档管理工作过程中的所有信息,都将自动汇聚到云存储之中,并且有严格的授权保护以及完整的访问记录,安全可靠,永不丢失;
上邦-加密软件|文档管理支持多工作区管理,可以为业务相对独立的各个事业部设置相对独立的工作区,保证业务的独立性;
上邦-加密软件|文档管理多级访问权限、两级回收站、系统审计日志和统计报告,让企业云盘安全、可控、可追溯。

 

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超大文件极速传递
上邦-加密软件|文档管理用户可制作文档的安全链接,发送给同事或企业外的第三方,降低了文档在网络上的传输量,并提高了文档的安全性;
上邦-加密软件|文档管理链接可设置访问密码和有效期,设置权限为只读、下载或打印,以及允许操作的次数,云平台会保留文档的操作日志;
上邦-加密软件|文档管理可将公开的文档发布到企业网站,无需帐号密码,即可匿名访问特定的文档或文件夹;
上邦-加密软件|文档管理安全链接与邮件、短信、即时通讯工具有机整合,自动发送云盘消息。

 

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移动办公
上邦-加密软件|文档管理支持Android、iOS、Windows等多种主流终端,随时随地访问、查询云端文档,轻松实现移动办公;
上邦-加密软件|文档管理跨终端智能同步,各平台文档与云端自动保持一致,用户在任一设备对文档进行增删或评论,都会实时更新到其他设备;
上邦-加密软件|文档管理社交化分享,可随时随地通过邮件、短信、微博、微信等方式快速将文件分享给他人。

 

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团队协作
上邦-加密软件|文档管理支持多组织协作、项目团队协作,以及与第三方合作伙伴临时组建文档共享空间,快速分享文档、协同办公,提高工作效率;
上邦-加密软件|文档管理多方对同一文档修改后,会生成多个历史版本,可任意追溯。用户可通过评论功能交换协作意见,或者订阅自己关心的文档;
上邦-加密软件|文档管理发起文档流程,审批或会签一份文档/图纸;
上邦-加密软件|文档管理Outlook 延伸功能插件,帮助用户将邮箱里的邮件、联系人快速备份到云端。


企业知识文档库积累与应用

知识管理—获取、查询与统计

文档知识管理提供精细、准确、与企业贴切的知识分类管理。在文档保存到知识库里时,系统保留文档的标题、描述、作者、创建时间、修改时间,分类等各种元数据。这些文档的属性信息是对文档的补充说明,同时这些信息也可以用于文档的搜索。

更重要的是,为企业提供了可定制的知识分类管理模式,企业可根据业务设置文档类型,例如销售合同、财务报表、研究报告、客服跟踪表。一个类别为“合同”的文档可以包括“业主”、“合同金额”、“项目代码”和“项目日期”等属性,当最终用户上传文档的时候,可以选择“合同”索引卡模板并填入各个属性的值。在完成索引之后,用户可以基于这些属性进行搜索,在精确查找的结果上力求精益求精。

知识目录浏览

文档知识管理系统协助企业科学的、规范的存储知识,可按主题层级快速找到自己所需的知识。每个层次都针对更精细、更集中的内容。“知识树”支持无限层次的文件夹和子文件夹结构。

元数据管理

系统具有强大的元数据管理的功能。在文档保存到知识库里时,系统将自动获取文档的标题、描述、作者、创建时间、修改时间,分类等各种元数据。这些文档的属性信息是对文档的补充说明,同时这些信息也可以用于文档的搜索。在这些常规元数据的基础上,文档知识管理系统还提供了可扩展、可重复利用的元数据管理功能。用户根据实际需求自定义文档属性,在后台设定元数据之后,再将元数据关联到文档上。可根据元数据设定搜索条件,更快、更准确地找到信息。

文档索引卡 – 领先的元数据管理模型

企业可根据业务设置文档类型,关联多个元数据,例如销售合同、财务报表、研究报告、客服跟踪表。一个类别为“合同”的文档可以包括“业主”、“合同金额”、“项目代码”和“项目日期”等元数据(文档属性),当最终用户上传文档的时候,可以选择“合同”索引卡模板并填入各个属性的值。在完成索引之后,用户可以基于这些属性进行搜索。

知识定位 - 文档自动编号

用户在填写文档类型的属性时,系统能够根据用户需要对文档进行自动编号,如合同文档可以定义文档编号为:合作单位+时间+合同序号,系统根据用户的定义自动生成文档编号,方便用户在需要时精确查询到需要的文档。

知识链接 (CURL)

CURL (Content URL)是HOLA知识管理软件特有的一种链接,每个上传到系统里的文档都会被自动分配一个CURL。用户可以通过这个CURL直接找到相对应的文档。无论文档经过几次修改,该文档的CURL始终指向最新版本。文档所有者还可以在文档的安全性里面设置匿名访问形式,便于让非用户也能通过点击CURL的方式来访问该文档。

用户可以将CURL做为传递知识的手段,所有的文档存放在知识库,不再需要通过邮件附件来转发文档,能够很好地对文档的版本进行管理,也可以有效地减少网络上的文档传输量,并保证文档的安全查看。

知识订阅

文档知识管理系统为用户提供了主动获取知识的便捷方式。用户可对自己所关心的文档进行订阅,当其他组员对被订阅的文档有任何新的贡献时,系统会自动发出通知。

关键字查询、全文检索

提供多种搜索手段,对文档进行模糊查询、精确查询、索引卡查询。

知识管理软件的搜索结果可以根据企业需求定制多种显示形式:

上邦-加密软件|文档管理Baidu 快照的方式显示 – 便于根据内容快速定位;
上邦-加密软件|文档管理基于访问控制的文档列表 – 安全查询;

检索功能和权限设置严谨挂钩,检索结果和用户权限匹配,对没有阅读权限的文档即使文档存在也搜索不出
上邦-加密软件|文档管理带有部分访问控制的检索 – 便于知识借阅;

检索结果显示所有相关的文档,但是没有相关阅读权限,即使知道文档的存在也打开不了文档

知识类型检索

还人性化地提供了自定义搜索功能,在用户上传文件时进行分门别类,诸如销售合同、财务报表、研究报告、客服等多种属性,在精确查找的结果上力求精益求精。

智能文件夹(知识自动归档)

知识管理软件在每个工作协作区创建特定的智能文件夹,将文档上载到此智能文件夹,并指定文档类型,输入属性值,系统将根据文档的属性值自动将其归档到智能文件夹规则所指定的文件夹下。智能文件夹规则是以自定义属性为基础动态定义文档归档条件和目标文件夹,通过对自定义属性进行判断,得出是否复合条件以及是否存在要归档的文件,进而产生相应的归档行为。

同时,智能文件夹可以绑定一个邮件地址,向这个地址发送带有文档附件的邮件,系统自动将文档附件从邮件中拆分出来,保存到智能文件夹中。 

知识交叉引用

文档知识管理软件能够将文档与相关文档、图纸及附件进行连接管理,比如研究报告和参考文献之间建立连接,易于用户找到相关信息。

知识资源的统计分析

文档知识管理系统通过创建人员、创建时间、文档类型、位置、状态等的分析,可获得如下信息:

上邦-加密软件|文档管理员工的知识贡献度,可激励知识贡献
上邦-加密软件|文档管理用户访问情况的分析


通过各个时间段、各用户对知识库各个部分的访问情况的分析,获得:

上邦-加密软件|文档管理哪些文档受欢迎
上邦-加密软件|文档管理哪些人员经常使用文档等信息
上邦-加密软件|文档管理系统的整体使用情况
上邦-加密软件|文档管理各个月的访问情况变化

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东宏管业数据防泄密项目

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金融行业

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农行总行在日常的工作中面临着文档量大,文档重要程度高,需要快速检索和长期保存的问题,但传统的分散管理和共享服务器的方式很难确保文档安全,也缺乏进一步的文档检索手段。中国农业银行总行采用企业内容管理系统搭建安全、高效、易用的文档管理平台。不仅实现可扩展的海量数据存储,多种角色的文档权限控制和划分,文档的全生命周期版本管理和日志追溯,更能实现文档内容检索、文档分类检索等。文档系统友好、易用,用户可以快速掌握,从而提高工作效率,优化管理流程。

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中国民生银行信用卡中心总部设在北京,在全国有35家营销中心,员工总数已超过8000人。近日,民生银行信用卡中心签约,采用企业内容管理系统提供各部门业务生产过程中的非结构化数据管理,提高授信、资产、客服等业务各环节的生产效率和信息安全,提高部门间以及与各分支机构间的业务联系。

中国民生银行主要由国内非公有制企业入股的全国性股份制贸易银行,于1996年成立。首张民生信用卡于2005年6月16日在北京人民大礼堂公开发行。截至2010年,民生信用卡发卡量已达到750万张,在产品创新、增值服务等方面独具特色!在各种信用卡产品中,民生钻石白金信用卡、民生女人花信用卡、民生留学生信用卡、民生VISA奥运信用卡等产品深受持卡人青睐。在高端客户领域,民生钻石白金信用卡已累计发卡10万余张,在全国名列前茅。

工程行业

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自2009年应用企业内容管理管理系统以来,中信建设通过企业内容管理系统实现了国内外大型工程项目的管理。在中信总部、重庆沿江高速公路项目、委内瑞拉社会住房项目、安哥拉卫星城项目的成功应用,让中信建设切实感受到信息化管控为企业带来的直接效益。

为海内外的多个在建项目搭建工程文档管理平台,规范管理项目文档和图纸,提高了文档的查询和流转效率;同时,系统定期将项目部文档回传到北京总部,这既提高了文档的安全性,又便于总部对多个项目进行监管。为了进一步提高系统的利用率,方便用户操作,系统还与SAP系统进行集成,将业务数据自动备份到文档管理系统中。

医药行业

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双鹤药业引进企业内容管理系统,用于双鹤药业研究院的医药研发文档中心的搭建,在集中、安全、协同、高效运作的文档框架下进行高质量的团队协作研发,为双鹤药业的新医药创新以及信息化建设提供安全保障。企业内容管理系统能够保障新药研发、生产、销售数据的安全,在保证安全的前提下向员工提供尽可能多的参考资料,提高信息的再利用率和员工工作效率,加速新药的研发进程,缩短审批时间,确保工作延续性。

制造业

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三一重机有限公司是世界知名的工程机械企业,国家火炬计划重点高新技术企业,

“研发是企业创新、生命力所在”,但大量的研发信息分散在个人电脑、共享服务器和各种信息系统中,形成信息孤岛,妨碍了研发经验的积累、查询、重用和再创新。

文档管理系统为三一重机研究院在经营过程中产生或接收到的各种文件、档案、音像、图纸等资料提供有效管理。包括建立统一的分类标准;建立统一的文档标准;建立完整的文件输入、电子化、归档、使用体系;针对不同类别的文档,建立文档生命周期管理规范。建立文档访问控制、文档备份等安全管理环境;形成企业文档知识库,便于员工自学、搜索和查阅资料;促进员工间协作和项目交流,为三一构建“学习型、知识型”企业助力。

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海信面临的挑战:文档量大,办公地点分散,有些机密性高的文档不易管理,比如:某些商业机密、研发文档等。集团需要建立一个统一的文档管理平台,实现文档的安全分级,顺畅传递,安全可追溯的管理,并且逐渐积累形成企业业务知识库,将智力资产固化,便于重复利用和进一步整合。

文档管理系统为其搭建云文档平台,实现安全、有序的共享,和知识积累。企业云盘的应用,方便员工上载文档,使用系统,将员工学习系统的时间降到最低。

电信行业

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山东移动隶属于中国移动通信集团公司,2000年11月在美国纽约和香港上市,公司下设17个市级公司,149个县(市、区)级分公司。 山东移动主要经营移动话音、数据、IP电话和多媒体业务。拥有覆盖范围广、通信质量高、业务品种丰富、服务水平一流的移动通信网络,目前,网络覆盖了所有的乡镇和行政村。山东移动与231个国家和地区的350个运营公司开通了GSM国际漫游业务,并与161个国家和地区的187个运营商开通了GPRS国际漫游,国际短信共通达110个国家和地区的262家运营商,彩信通达44个国家和地区的74家运营商。

在不断的建设和整合中,中国移动集团山东有限公司积累了大量的业务文档,安全高效的管理这些文档成了山东移动工作中的关键问题。文档管理系统为山东移动搭建全省规模的文档管理中心,与企业的知识门户、ERP、以及其它业务系统无缝集成,运行良好,受到公司领导和普通员工的一致认可。

科研教育

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清华大学计算机科学研究中心是在姚期智院士的领导下新成立的一个计算机科学研究中心。主要研究方向为通讯、量子计算复杂性、量子密码理论及创新研究、安全计算理论等计算机科学重大理论问题研究,以及无线传感器网络、分布式计算理论和系统、计算模型理论等计算机科学重大应用问题研究。中心有一批十分优秀的尖端科研人才,博士、硕士研究生,以及来自国际多所知名大学的外籍教授,访问学者。中心致力于培养和发展优秀的学生与研究人员,同时以开发推进计算机科学领域进步的知识为己任。在学术研究、人才培养、惩治学术腐败方面都走在学科前沿。

中心在管理中遇到的挑战主要是:

上邦-加密软件|文档管理科研项目多,如何将研究成果、阶段性成果妥善保存,确保其保密性要求,并且在需要时从大量的文档中快速的查找到所需要的材料;
上邦-加密软件|文档管理跨国、跨组织(学校之间、校企)合作多,国际来访学者多,国际会议多。


中心借助文档管理系统提高科研项目的管理水平:对研究中心的文档实现安全的集中管理,所有的操作都遵循安全级别设置,对特定的人开放特定的工作空间和项目协作区,收集项目过程文档和研究成果,导师可以及时了解学生的工作情况,并给予适时地指导,管理者可以同时管理多个项目,外籍员工和合作企业可以参与到科研过程中。这样的工作模式提高了科研项目管理的透明度,减轻了管理人员的工作负担,并且形成了研究中心自有的研究知识库,学生和研究员在开始新项目时可以借鉴以前的项目经验,并能快速收集相关学术资料,加快项目进展和自身学术水平的提高。

其他行业

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近日,四川航空股份有限公司在成都双流国际机场签署了标准化文档管理平台建设协议,在技术人员进行需求梳理、软件部署和客户化开发,以企业内容管理系统为基础搭建航空公司标准化文档管理平台,为航空公司提高手册的标准化管理程度,管理手册文件的批准、收发、培训记录,从而提高飞行安全和管理效率。

四川航空公司(简称:川航)成立于1986年9月19日,1988年7月14日正式开航营运。目前,拥有空中客车飞机73架,A320系列飞机68架,A330系列飞机5架,为国内最大的全空客机队航空公司。总部设在四川成都双流国际机场,同时在重庆和昆明分别设有分公司,在杭州、三亚、北京、西安、哈尔滨等地设有过夜基地,形成覆盖全国79个大中城市的航线网络布局。航线从最初的7条发展到160多条,并开通有香港、台湾地区航线,首尔、马尔代夫、普吉、塞班、雅加达、胡志明、温哥华、墨尔本、新加坡等国际航线。形成了国际地区航线、国内主次干线、支线网络的有机组合。 近年来,公司大力倡导以“真诚、善良,美丽、爱心”为核心理念的川航“美丽文化”,2007年又提出以“义、信、智、礼”为核心内容的“时尚川航”新概念,进一步 拓展川航“美丽文化”的内涵。


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